Тема:
«Базы данных. MS
Access.»
1.
Основные
понятия баз данных и СУБД. Модели данных.
2.
СУБД
MS Access. Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access.
1.
Основные
понятия баз данных и СУБД.
База данных -
это организованная структура, предназначенная для хранения информации.
Поскольку данные и информация - понятия взаимосвязанные, но не тождественные,
следует отметить некоторое несоответствие в этом определении. Его причины чисто
исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно
хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами
данных позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то
есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с
потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом,
мы можем говорить, что в современных базах данных хранятся отнюдь не только
данные, но и информация.
С понятием базы данных
тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это
комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой
базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации
информации. Под визуализацией информации базы понимается:
- отбор отображаемых
данных в соответствии с заданным критерием;
- их упорядочение;
- оформление и
последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
В мире существует
множество СУБД. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными
объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства,
большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это
дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и
методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД
Мicrosoft Ассеss, входящую в пакет Мicrosoft Оffice. В тех случаях, когда
конкретные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем
опираться на наиболее распространенную версию Мicrosoft Ассеss 2000, хотя в основном
речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия
между конкретными версиями программ второстепенны.
Модели
данных.
Модели данных.
По способу установления связей между данными различают следующие модели данных:
1. Реляционная.
2. Иерархическая.
3. Сетевая.
Реляционная
модель является простейшей и наиболее привычной
формой представления данных в виде таблицы.
В теории множеств
таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название
модели. Для нее имеется развитый математический аппарат - реляционное
исчисление и реляционная алгебра, где для баз данных (отношений) определены
такие хорошо известные теоретико-множественные операции, как объединение,
вычитание, пересечение, соединение и др.
Достоинством реляционной
модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки,
недостатком - жесткость структуры данных (например - невозможность задания
строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера
БД. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться
необходимым просмотр всей базы.
Иерархическая и сетевая
модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий
признак.
В иерархической модели такие
связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только
односторонние связи от старших вершин к младшим. Это облегчает доступ к
необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в
структуре дерева. Никакие иные запросы удовлетворены быть не могут.
Указанный недостаток
снят в сетевой модели,
где теоретически, возможны связи «всех со всеми». Поскольку на практике это,
естественно, невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям.
Использование
иерархической и сетевой моделей ускоряет доступ к информации в БД, но поскольку
каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы,
требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ.
Недостаток основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме
того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД.
2. СУБД MS Access.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления
базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств,
предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым,
редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с
заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства
вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных: dBase,
Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по –
разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные
функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс
основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее
понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы
выбрали СУБД Microsoft Access.
Реляционная база данных. База данных, созданная
в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели
базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция
реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой
базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и
привычна для человека. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в
компьютерных базах данных называются записями и полями,
соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру
базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.
Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный
ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей.
По значению ключа отыскивается единственная запись.
Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать
данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи
характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим
(1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом
связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В
подчиненной таблице он называется внешним ключом.
Схема данных. В СУБД Access процесс создания
реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно
отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при
обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной
целостности в базе данных.
Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную
систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню,
панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и
мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).
Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют
групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из
полей.
Основные свойства полей таблиц баз
данных СУБД Microsoft Access
Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:
Имя поля – определяет, как следует
обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по
умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
Тип поля – определяет тип данных, которые
могут содержаться в данном поле;
Размер поля – определяет предельную длину (в
символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;
Маска ввода – определяет форму, в которой
вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы
для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца
используется свойство Имя поля);
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в
ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
Условие на значение – ограничение, используемое для
проверки правильности ввода данных;
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое
выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
Обязательное поле – свойство, определяющее
обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод
пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);
Индексированное поле – если поле обладает этим
свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по
значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так
же проверяются значения записей на наличие повторов.
Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных
Microsoft Access работают со следующими типами данных:
Текстовый – тип данных, используемый для
хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255
символов);
Поле Мемо – специальный тип для хранения
больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель
на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для
пользователя такое разделение незаметно;
Числовой – тип данных для хранения
действительных чисел;
дата/время – тип данных для хранения
календарной даты и текущего времени;
денежный – тип данных для хранения денежных
сумм;
счетчик – специальный тип данных для
хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с
автоматическим наращиванием;
логический – тип для хранения логических
данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);
поле объекта OLE – специальный тип данных,
предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;
гиперссылка – специальное поле для хранения
адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически
происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура
базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.
Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы,
отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу
пользователя с массивами данных.
Формы используются для ввода и просмотра
таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой
на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать
форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с
одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно
создавать формы любой степени сложности.
Запрос является средством извлечения
информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди
нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая
может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных.
В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший
название запроса по образцу. Используя это
средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из
одной или нескольких таблиц.
Отчет формируется для создания бумажного
документа, т.е. для распечатки данных.
Макросы предназначены для автоматизации
часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько
макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например,
открывает форму или печатает отчёт.
Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится
использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic
for Applications (VBA). Макросыи модули, созданные
программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют
разрозненные действия в единую задачу пользователя.
В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки
для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.
Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы
данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.
Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также
другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные
для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле
базы данных формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и
приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех
объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA,
может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом
исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно
сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть
изменены.
При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым
сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы
данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот
файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой
данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями
пользователя.
В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего
работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле
.adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может
создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.
Комментарии
Отправить комментарий